Quels renseignements recueillons-nous?

Nous recueillons habituellement quelques catégories de renseignements. La première concerne les données personnelles comme le nom, l’adresse, d’autres coordonnées, les informations d’assurance et les renseignements financiers et sur la facturation, y compris les numéros de carte de crédit et autres informations similaires. Lorsque nous recueillons des renseignements sur les cartes de crédit, nous le faisons en respectant les normes de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS).

Nous recueillons et produisons également des renseignements personnels sur la santé, notamment:

Les antécédents médicaux et dentaires
Les médicaments
L’historique des visites chez le dentiste, des examens de rappel et des rendez-vous
Les résultats des diagnostics et des tests
Les modèles d’étude, les odontogrammes et les impressions
Les recommandations de traitement, les plans de traitement et les notes de progression
Les registres des conversations sur le consentement et, le cas échéant, les formulaires de consentement signés
Les rapports et recommandations en matière d’aiguillage et de spécialistes

Comment utilisons-nous vos renseignements?

Nous croyons qu’il est important que vous sachiez comment nous utilisons vos renseignements. Nous ne collectons, n’utilisons et ne divulguons vos informations que dans les cas suivants:

Pour assurer des soins sécuritaires et efficaces aux patients
Pour garantir un service de haute qualité
Pour vous informer sur les services offerts dans notre clinique
Pour maintenir une communication avec vous, notamment pour planifier et vous rappeler vos rendez-vous et vous informer des changements de nos politiques ou de nos horaires
Pour communiquer avec d’autres professionnels de la santé, y compris des dentistes spécialistes et généralistes impliqués dans vos soins
Pour nous permettre de surveiller et suivre les traitements, les soins et la facturation
À des fins pédagogiques et de démonstration de manière anonyme
Pour remplir et soumettre les demandes de remboursement des frais dentaires et les devis dentaires en vue d’une évaluation et du paiement par un tiers
Pour se conformer aux exigences légales et réglementaires, y compris de communiquer avec l’organisme de réglementation dentaire provincial, le commissaire à la protection de la vie privée ou tout conseil d’examen législatif, comme l’exige la loi
Pour se conformer à une ordonnance du tribunal en cas de procédures judiciaires
Pour facturer les biens et services, traiter les paiements et recouvrer les comptes impayés
Pour vous envoyer des sondages concernant notre entreprise et nos services
À des fins de gestion interne, telles que la planification des ressources, l’élaboration de politiques, l’assurance de la qualité et la gestion des ressources humaines.
Pour permettre à des tiers d’évaluer la clinique dentaire et de mener des vérifications.

Bien que la liste ci-dessus soit plutôt longue, nous estimons qu’il est préférable d’être exhaustif. Cependant, il est fort probable qu’un grand nombre des éléments énumérés ci-dessus ne vous concernent pas.

Avant d’utiliser ou de divulguer des informations personnelles à des fins non précédemment identifiées, nous vous informerons de cette nouvelle utilisation ou divulgation et ne procéderons qu’avec votre consentement.

Communications électroniques

Lorsque nous communiquons avec vous, nous pouvons le faire par voie électronique, comme les courriels ou les messages textes (SMS). Nous nous efforçons de nous assurer que nos messages électroniques commerciaux (« MEC ») sont envoyés avec le consentement du destinataire et comprennent les renseignements d’identification et les moyens de désabonnement. Nous exigeons que tous les MEC envoyés par notre clinique soient en conformité avec les lois antipourriel. Lorsque nous communiquons avec vous par le biais de MEC, vous pouvez vous désinscrire pour ne plus recevoir ces messages en consultant le lien « Se désabonner » inclus au bas de ces messages ou en communiquant avec notre gestionnaire de clinique. Si notre clinique envoie involontairement un MEC sans consentement, nous nous engageons à enquêter sur ce cas et à aider le(s) employé(s) ou gestionnaires concernés à mieux comprendre nos responsabilités en matière de conformité et à les sensibiliser davantage à ce sujet.

Comment vos renseignements sont-ils stockés et qui y a accès?

Vos renseignements peuvent être stockés sous forme physique (dossiers, modèles, etc.). Dans ce cas, ils sont soit gardés par le personnel, soit stockés dans un classeur ou un coffre-fort verrouillé et sécurisés. Les renseignements numériques peuvent être stockés sur des serveurs de fichiers cryptés dans des endroits sécurisés ou dont l’accès est contrôlé. Les renseignements numériques sont protégés par un mot de passe et stockés sur des systèmes qui enregistrent des pistes de vérification dans le cas où un accès non autorisé doit faire l’objet d’une enquête. Nos systèmes sont protégés par des mesures matérielles et logicielles de sécurité informatique conformes aux normes de l’industrie.

Nous pourrions éventuellement conclure des ententes avec des fournisseurs tiers spécialisés dans le stockage et la protection des données. Parfois, ces données sont stockées en toute sécurité dans le nuage, ce qui peut inclure des emplacements à l’extérieur du Canada. Dans ces cas, seules les personnes contractuellement tenues de sécuriser et de protéger vos données pourront accéder à ces données. Nous conclurons des ententes contractuelles uniquement avec des fournisseurs qui respectent les normes et les exigences juridiques canadiennes en matière de stockage et de protection des renseignements personnels sur la santé.

Nous pourrions également partager des données agrégées et non identifiables avec des établissements de recherche ou des fournisseurs tiers pour faire progresser les soins de santé buccodentaire. Cette pratique est explicitement autorisée par la loi, car elle ne présente qu’un risque minimal ou nul pour les patients, mais peut grandement améliorer l’efficacité des soins de santé. Nous ne partagerons ces données qu’avec les personnes ou les fournisseurs qui concluent les ententes nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements et pour sauvegarder et protéger ces données.

Vos renseignements médicaux sont conservés pendant les périodes minimales de conservation exigées par les lois ou les règlements applicables, après quoi ils sont détruits ou rendus anonymes.

Nous travaillons avec des experts pour mieux protéger vos renseignements

Afin de répondre aux exigences complexes et en constante évolution de la pratique de la dentisterie et de l’administration des cliniques dentaires, nous collaborons avec des experts pour améliorer les services de soins de santé que nous fournissons et pour rendre l’administration de nos cliniques dentaires plus efficace.

Outre la responsabilité individuelle de chaque fournisseur de soins de santé de respecter et de protéger vos droits à la vie privée, nos dentistes et fournisseurs de soins de santé s’associent à Dr Larry Podolsky Dentistry Professional Corporation, qui est notamment notre dépositaire désignée des renseignements de santé des patients. Dentalcorp Health Services, Ltd. (« DHS »), agit à titre de gestionnaire de l’information désigné en plus de fournir des services techniques à notre clinique.

En tant que gestionnaire de l’information, DHS s’appuie sur les normes et technologies les plus avancées de l’industrie ainsi que sur un solide programme de cybersécurité pour protéger la vie privée des patients et assurer la conformité à toutes les lois locales et fédérales.